Lorsque vous envoyez un e-mail, celui-ci s'affiche dans les "éléments envoyés". Et, en cas d'erreur dans l'adresse du destinataire, vous recevez très rapidement un message qui vous notifie l'échec de l'envoi. Si ces informations vous paraissent évidentes, il existe encore malheureusement un grand nombre de personnes qui n'utilisent pas ces méthodes de vérification. Ils renvoient alors un deuxième email identique ou, encore, il appelle le destinataire pour s'assurer de l'envoi de l'email. Evitez ces méthodes intrusives. Si vraiment cela vous angoisse, votre messagerie permet la mise en place d'accusés de réception.
Stop aux romans
La longueur idéale pour exprimer une opinion et convaincre est de 500 mots. Un mail plus long sera perçu comme pénible à lire et sera la plupart du temps survolé. Soyez clair et concis dans vos propos. Surlignez des éléments.
La fin des mails urgents
Un mail avec le mot "urgent" en majuscule, accompagné de points d'exclamations n'a pour effet que de stresser l'interlocuteur. Surtout s'il y en a un tous les jours. Gardez à l'esprit que tout le monde n'est pas forcément devant sa messagerie en permanence. Si l'affaire est véritablement urgente, prenez votre téléphone ou rendez-vous directement dans le bureau de votre interlocuteur.
L'employeur en copie
Pour une situation épineuse ou pour un sujet important, il est tout à fait justifié de mettre la personne dirigeante en copie. Mais n'exagérez pas. Cela relève d'un cran le stress de la conversation et votre supérieur est généralement occupé sur des dossiers importants. Il n'a pas besoin de savoir que vous commandez des fournitures de bureau, par exemple.
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